Servicii de arhivare electronica si management de documente

Lipsa de spatiu a constituit intotdeauna o problema in birouri, scanarea reprezentand o solutionare eficienta a acestui neajuns.

Arhiva Electronica reprezinta sistemul informatic care va transpune in format electronic fondul arhivistic al unei institutii. Implementarea unui Sistem Informatic de Arhivare Electronica are ca scop gestionarea in mod unic pentru toate categoriile de documente, date si informatii existente in institutie sau companie. Sistemul trebuie sa raspunda cerintelor definite de oricare din compartimente si sa asigure informarea corecta, completa si in timp util a factorilor de decizie. In acest sens, Arhiva Electronica va permite obtinerea informatiilor reale,concrete, completate cu imaginile documentelor gazda din arhiva fizica.

Avantajele oferite de arhivarea electronica sunt:

1. Integrarea intr-o singura interfata, usor de utilizat a tuturor documentelor companiei dvs.
2. Posibilitatea lucrului colaborativ, stabilirea traseului pe care trebuie sa-l parcurga fiecare tip de document in interiorul companiei.
3. Reorganizarea logica a arhivei fizice intrucat se realizeaza automat o legatura intre arhiva fizica si cea electronica (se pastreaza aceeasi structura de organizare in cazul ambelor tipuri de arhiva, mentionandu-se in momentul arhivarii si locatia documentului in cauza).
4. Conversie rapida in format digital a documentelor pe hartie (scanerul este echipat cu un alimentator automatat cu documente).
5. Compresia foarte buna a imaginilor obtinute prin scanare va salveaza resursele de stocare.
6. Administrarea in mod eficient a milioane de documente.
7. Modul de vizualizare a arhivei de documente electronice simuleaza situatia unei arhive fizice (fisete, bibliorafturi, dosare, acte).
8. Posibilitatea de lucru in retea.
9. Securitatea accesului la documente (posibilitate de criptare pe 128 biti). Impune conditii de securitate pentru a evita accesul neautorizat la informatii de valoare (limitarea accesului se face fie la nivel de utilizator, fie de grupuri de utilizatori).
10. Importarea faxurilor sau a altor documente din retea.Arhivarea automata a e-mail-urilor
11. Posibilitatea de indexare a fiecarui document; astfel regasirea unui document nu va mai fi o problema.
12. Indexarea fulltext a documentelor (pentru documentele scanate puteti utiliza
    aplicatia OCR integrata).
13. 13. Posibilitatea de transmitere a sarcinilor prin retea.
14. Posibilitate de integrare cu SAP, Lotus Notes. Managementul versiunilor documentelor create.
15. Posibilitatea de adnotare pe documente, fara a modifica documentul original.

Se poate face controlul accesului prin setarea drepturilor de acces la documente sau a drepturilor de lucru cu documentele (vizualizare, editare, stergere, tiparire, trimitere prin fax sau email).

Arhivarea electronica este o solutie la cheie - hardware-software - care va permite sa administrati in aceeasi interfata atat documentele electronice cat si cele pe hartie.

Componentele acestui sistem sunt:
- Scaner de documente.
- Software pentru conversia in digital al documentelor scanate in prealabil, plus o suita de alte solutii software venite in optimizarea, interogarea si verificarea datelor de catre client.

  Etapele procesului de arhivare electronica