Etapele procesului de analiza

• Stabilirea sistemului de organizare şi codificare a documentelor existente in arhiva fizica.
• Analiza tipurilor de documente şi schemele de indexare existente, pe structurile functionale, specificul activitatii şi categorii/ tipuri de documente.
• Identificarea grupelor de documente arhivate sau care se genereazã in conformitate cu procedurile interne de arhivare ale companiei.
• Stabilirea schemelor de indexare imbunatatite, bazate pe evaluarea rezultatelor, nevoile identificate privind regãsirea documentelor.
• Testarea schemelor de indexare şi evaluarea rezultatelor împreuna cu specialistii beneficiarului.
• Corectarea şi perfectionarea schemelor de indexare.
• Intocmirea schemelor finale de indexare.
• Semnarea protocolului de confirmare a rezultatelor finale.
• Estimarea volumului de arhivat. Inventarierea detaliata a documentelor din întregul fond arhivistic al companiei, in scopul identificarii tipurilor şi estimãrii volumului total de documente ce vor fi supuse conversiei digitale,pentru integrarea intr-o solutie de arhiva electronica la nivelul companiei.

Informatia pe hartie este voluminoasa, necesita costuri de depozitare şi este greu de distribuit. Doar plasati documentele in scanere. Executati o serie de clicuri in aplicatia TWAIN de pe calculatorul dvs. In cateva minute documentele sau pozele pot fi convertite in fisiere electronice pentru a fi stocate pe calculatorul dvs sau comunicate via Internet.

Aceasta analiza va include mai multe subetape:

- Analiza fondurilor arhivistice din locatiile companiei pentru dimensionarea nevoilor exacte de includere a documentelor in Arhiva Electronica.

- Analiza tipurilor de documente, frecventa lor de aparitie şi schemele de indexare existente, pe departamente pentru dimensionarea reala a nevoilor de conversie in format digital.

Analiza structurala a arhivei pentru identificarea:

• Volum de documente;
• Dimensiuni/Formate per volum;
• Grad de uzura per volum/formate;
• Documente ce necesita interventii de reconstituire;
• Documente ce necesita manevrare speciala (mai putin punctul anterior);
• Documente ce permit scanare automata;
• Modalitatile de legare/ indosariere per volum;
• Documente ce nu pot/trebuie sa fie desfacute;
• Documente legate/lipite dar care pot fi desfacute;
• Documente nelegate;

Analiza structurilor operative şi functionale - departamente, servicii, ateliere - şi a drepturilor şi nevoilor de acces a acestor structuri, care sunt potentialii utilizatori, pentru dimensionarea unui Sistem de Arhiva electronica la nivelul companiei;

Prezentarea rezultatelor preliminare cãtre reprezentanţii beneficiarului şi preluarea unor cerinte specifice de reevaluare a fondurilor arhivistice;

Realizarea analizei de corectie;

Declararea rezultatelor finale şi semnarea protocolului de finalizare.

   Procesul de scanare