Procesul de scanare

Se desfasoara de obicei la sediul institutiei, intrucat se intampla ca unele documente supuse scanarii sa fie de actualitate si sa fie necesitate pe parcursul desfasurarii procesului de arhivare electronica.

Se folosesc echipamente de scanare profesionale. Acestea permit lucrul rapid cu un volum mare de documente.

Identificarea si indexarea documentelor

Indexarea se face dupa anumite campuri stabilite anterior: numar, data, beneficiar, suma, locatie fizica, etc.
Baza de date este usor de accesat, imaginile documentelor fiind salvate intr-o arhiva de documente iar datele intr-o baza de date.

Captura automata de date de pe documentele scanate

Captura automata de date reprezinta un mod mai rapid, mai ieftin, mai exact si mai eficient de procesare a formularelor - totul se face automat astfel incat se evita intarzierile temporale si cheltuielile aferente procesului manual de captura de date.

Solutia software extrage automat informatiile din documente precum facturi, formulare, cupoane, etc. si le transfera in sistemele computerizate, pentru ca informatiile sa poata fi apoi supuse procesarii. Utilizand o tehnologie numita
recunoasterea optica a caracterelor (OCR), produsul software “citeste” informatiile din formulare si facturi indiferent de formatul original al documentelor (fax, email, web, paper etc.). O data ce informatiile au fost extrase din documente, acestea pot fi interpretate, verificate si transferate in orice sistem de operare.

Managementul documentelor prin programe de captura automata a datelor din formulare reprezinta cheia manevrarii eficiente a documentelor.

Procesul de captura de date include cativa pasi:
- Proiectarea sau re-proiectarea formularelor;
- Completarea formularelor;
- Scanarea;
- Proces OCR automat;
- Validare datelor de catre operatori;
- Exportul datelor intr-o baza de date usor de accesat, iar maginile in arhiva electronica.

Beneficii/Avantaje

- Reduce costurile si timpul de procesare manuala a formularelor cu pana la 90%, iar timpul total de procesare cu pana la 50%;
- Creste productivitatea prin eliminarea introducerii manuale a datelor;
- Ofera posibilitatea dispunerii de date in timp real;
- Imbunatateste eficienta proceselor de afaceri;
- Acuratete maxima in recunoasterea caracterelor (OCR/ICR/OMR/BCR);
- Disponibilitate crescuta atat a formularelor cat si a datelor continute in formulare;
- Scalabilitate ridicata in integrarea cu aplicatiile si bazele de date deja existente pentru a-si extinde functionalitatea si performanta;
- Flexibilitate exceptionala - captura de date atat din formulare si documente electronice cat si din cele tipizate.

Captura automata de date este pentru companiile care lucreaza cu un volum mare de date provenite din formulare. Aceste formulare pot reprezenta foi de concurs, formulare informative de la clienti, brosuri tip feedback pentru clienti, formulare cu diferite informatii despre clienti etc. In principiu formulare care necesita indexare in vederea anumitor procesari.

Dotari

Programul (software) de sine statator (arhivare electronica, stocare de date si captura). Costul acestuia se poate determina, numai dupa evaluarea fluxului de documente si a tipurilor acestora.
Echipamentul hardware (scanere si unitati de stocare). Scanerele se impart dupa marimea documentelor (A4, A3 etc.), fluxul de documente (numar de scanari pe minut, 50-300 pagini pe minut), acuratetea imaginilor si durata de lucru la 24h.